あなたが退職する時、挨拶(あいさつ)の手紙を誰に書きますか。
工場勤務や事務職、運送業などは一般的に個人でお客様と接することはありません。
しかし一般的に接客業と言われるアパレル業、美容師、保険外交員等は個人でお客様に接する機会も多い職種です。
顔を合わせる機会が多いほど、友達のように仲良くなるお客様もいらっしゃいます。
仲良くなったお客様に退職の挨拶で、手紙を送る時はカジュアルな文章でいいのでしょうか。
また、同じ職場の同僚やお世話になった上司へ書く手紙は、カジュアルな文章でいいのか、丁寧(ていねい)な文章がいいのか悩みますよね。
今回、お客様に接する機会も多い接客業のあなたが退職する時、お客様へ退職を伝える手紙はカジュアルな文章でいいのか、丁寧に書くべきかを調べましたのでお伝えいたします。
退職の手紙をお客様に書くときはカジュアルでもいい?
あなたが退職する時、お客様に直接挨拶ができればいいのですが、退職日まで全てのお客様に会えることは、難しいのではないでしょうか?
退職日までに直接会って挨拶ができなかったお客様に、退職するご報告と感謝を伝える方法として手紙を書いてはどうでしょうか。
連絡の手段がメールやラインになっていることも多く、手紙を書く機会も少なくなっています。
連絡手段でメールやラインが多くなっているからそ、退職のご報告や感謝を手紙に書くと、受けとったお客様も嬉しいのではないでしょうか。
特に親しかったお客様へ書く手紙の内容はカジュアルなものでいいのでしょうか。
いくらお客様と仲良くなっても「店員」「お客様」の立場は変わらないので、手紙の内容はあまりカジュアルにならない方がいいでしょう。
また、仲良くしていた先輩や同僚、お世話になった上司へ書く手紙もカジュアルにならない方がいいのでしょうか。
同僚や先輩、お世話になった上司などに書く手紙なども合わせてご紹介いたします。
アパレル業の場合
アパレル業で長く働いていると、たくさんのお客様と出会い、接する機会が多かったのではないでしょうか。
とても親しくしてくださったお客様もいるかもしれませんね。
そんなお客様へ書く手紙の封筒と便箋はどのような物を使って書けばいいのでしょうか。
アパレル業で、お店のロゴが入った便せんや封筒はサンクスレターやDMを送るために持っている店も多いので、それらを使って手紙を書いてはどうでしょう。
あなたが退職するその日までは、あなたはそのお店の店員です。
したがって退職報告や感謝を伝える便せんと封筒は、働いているお店のロゴが入ったものを使うといいですね。
もし、退職した後に手紙を出すのなら、シンプルな便箋と封筒で書きましょう。
美容師の場合
美容師もたくさんのお客様と接する機会が多い職業ですよね。
長年お店に通ってくださり、仲良くなったお客様もいるでしょう。
あなたが退職しなくてはいけなくなった時、あなたの担当していたお客様にタイミングよく会えれば、直接退職の挨拶や感謝を伝えることもできます。
しかし、美容室にいらっしゃるお客様のタイミングはそれぞれで、担当していた全てのお客様へ直接会って挨拶することは難しいですよね。
したがって、お客様へ手紙で退職挨拶と感謝を伝えることであなたが退職した後、来店した際に「私には何も連絡がなかった」と悪い印象を与えることはないでしょう。
保険外交員の場合
保険外交員も長くしていると、たくさんのお客様に出会います。
保険の勧誘だけでなく、入院給付金の手続きや保険内容の確認でご自宅まで訪問します。
何度か伺っていると、お客様と信頼関係もでき、「担当があなたでよかった」と言われることもあります。
私は前に保険外交員をしていた時がありました。上記の言葉は私がお客様に言っていただいた言葉なのです。
私が退職することになった時、たくさんいるお客様１件１件を訪問して挨拶するのはとても大変ででした。
仲良くなったお客様には直接会って退職報告や感謝、引継ぎのことなど伝えてとても喜ばれました。
しかし、たくさんいるお客様の中には、1度しか会ったことがない、1年に１度しか会わない客様などもいました。
そんな1度しか会っていないお客様や、あまり多く会っていないお客様に退職報告のため訪問すると、戸惑うのではないかと思ったのです。
そんなあまり会っていないお客様には、手紙で退職報告や引継ぎができている旨(むね)などを書いてお伝えしました。
そうすることで、お客様も退職後に引継ぎがちゃんとされているか不安に思うこともなくなります。
お客様に退職挨拶の手紙を書くときは、便箋と封筒は無地でシンプルなものがいいですね。
お世話になった先輩や同僚の場合
あなたが退職する時、お世話になった先輩や同僚には直接会って話す機会もあると思います。
しかし、手紙に今までお世話になった感謝の気持を書いて伝えると、きっと喜ばれることでしょう。
お客様に渡す手紙は、丁寧に書くことが基本ですが、先輩や同僚には多少カジュアルな文面になっても大丈夫です。
お世話になった上司、仲良くしていただいた上司に渡す手紙も、多少カジュアルな文面となっても大丈夫なのですが、自分との関係性をよく考えて書くといいですね。
退職の手紙をお客様に書くときのマナー
退職挨拶の手紙をお客様に送る時は気を付けることがいくつかあります。
手紙を受け取ったお客様に喜んでもらえるよう、マナーを守って退職挨拶の手紙を送りましょう。
まず手紙は挨拶文に始まり、退職の日付や理由、感謝と後任紹介、そして締めと構成が決まっています。
もし、マナーを守らずお客様に手紙を書いてしまったら、お客様にあなたの感謝の気持など伝わらず、怒らせてしまうかもしれません。
そんなことにならないように、今までお世話になったお客様へ、最後まで礼儀正しく気持のいい挨拶文を書くよう心がけましょう。
冒頭挨拶のマナー
冒頭の挨拶は一般的に「拝啓」から始まって「敬具」で締めます。
例えば、拝啓の後に続く言葉として「皆様、ますますご清祥(せいしょう)のこととお喜び申し上げます」などを書きます。
その他にも、会社関係でない方に手紙を書くときは、時候(じこう)の挨拶から始めても大丈夫です。
また、時候の挨拶には季節ごとの言葉があるので、いくつかご紹介いたします。
| 春 | 早春の候、新緑の候など |
| 夏 | 梅雨の候、残暑の候など |
| 秋 | 初秋の候、晩秋の候など |
| 冬 | 初冬の候、余寒の候など |
上記の挨拶に続いて、自分の感じている季節の言葉を入れた文章を書くと、とても身近な文章になりますね。
退職の詳細
冒頭挨拶を書いたら、次は退職の詳細を書きましょう。
退職の日付と理由を書きますが、退職の理由は「一身上の都合」で大丈夫です。
寿退社などでも、結婚はおめでたいことですがいろいろな事情の人もいるので、退職することは詳しく書かかないことをおすすめします。
例えば「この度、一身上の都合により退職させていただくこととなりました」など簡潔に書くといいですね。
感謝の気持を伝える
お世話になったお客様や先輩に同僚など、色々な人に手紙を書くと思いますが、それぞれに思った感謝の気持を伝えましょう。
お客様に出す手紙なら、感謝の気持とそのお客様とのエピソードなど書くといいですね。
あなたが退職した後、後任の紹介を書いておくとお客様も安心です。
例えば「△△さんは私が失敗したときもフォローしてくださり、いつも助けてくれました。本当にありがとうございました。」などと書きます。
退職後の予定
退職後にどんなことをするのか、具体的に伝える必要はありませんがあなたの希望や気持ちを伝えましょう。
個人的に仲良くしていた同僚や、よくしてくれた先輩みたいな親しい人には、辞める理由詳細を伝えてもいいでしょう。
また、あなたの今後について前向きに書くといいですね。
例えば「△△さんと一緒に働いた経験を次の仕事や人生で活かしていきたいと思います。」など書くといいのではないのでしょうか。
締めの挨拶を書く
締めの言葉は、なじみの深い言葉がたくさんありますので、それらを用いて締めの言葉を書くといいですね。
また、締めの挨拶を書くときは、相手の体をいたわる言葉も一緒に書くことをおすすめします。
例えば「末筆(まっぴつ)になりましたが、△△様のご健康、ご多幸を心からお祈り申し上げます」
など相手の体をいたわる言葉も入れて、締めの言葉としたらいいですね。
友達に書く手紙と違い、お客様や会社の先輩、同僚に書く手紙にはマナーがあります。
マナーを守って、心のこもった手紙を書いて渡しましょう。
退職の手紙をお客様に書くときは手書きがおすすめ
退職する時に今までお世話になったお客様へ書く手紙は、手書きで書くことをおすすめします。
パソコンなどでお客様に手紙を書いてもいいと思いますが、機械的な文字でお客様に感謝の気持を伝えても、あまり伝わらないのではないかと思いませんか?
もし、自分がお客様の立場にったとき、機械的な文字で書かれた手紙と手書きで書いた手紙をもらった時、どちらが嬉しいですか?
私は手書きの手紙をいただいた方が嬉しいです。
しかし、ご連絡するお客様が多くて手書きは無理な時、最後の署名や一言を手書きで書くといいですね。
では退職する時、手書きの手紙を書く時はどんな順番で、どのように書くといいのでしょう。
上記のような構成にするとお客様に長すぎず、短すぎずで手紙が書けるのではないでしょうか。
例文を書いていますので、参考にしてください。
退職挨拶の例文
今までご愛顧いただいたお客様には、丁寧な文章で書くようにするといいですね。
お世話になった上司や先輩には少しカジュアルな文面でか書いてもいいですね。
仲の良かった同僚には、手紙を書くルールを気にしながら書くのではなく、感謝や自分の気持ちを素直に書いて渡せば、きっと相手も喜んでくれるでしょう。
まとめ
- 退職挨拶の手紙をお客様に書くときは、カジュアルでなく丁寧に書くといい
- 退職挨拶の手紙をお客様に書くときには構成や書き方がある
- 退職挨拶の手紙をお客様に書くときは、手書きの方が気持ちが伝わりやすい
- 退職挨拶の手紙をお客様に出す時、便箋と封筒はシンプルなものを準備する
- お世話になった先輩や同僚に出す退職挨拶の手紙は多少カジュアルでもいい
長い付き合いで友達のように仲良くなったお客様へ退職挨拶の手紙は、カジュアルなものではなく丁寧に書くことをおすすめします。
仲の良かった先輩や上司には多少カジュアルに書いても大丈夫ですし、同僚へはかしこまらず、あなたの気持を素直に書いてもいいのです。
手紙を書くマナーを守って、お客様や先輩、同僚に心のこもった退職挨拶の手紙を出しましょう。
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